Denne nettsiden bruker cookies. Ved å fortsette godkjenner du bruken av cookies. Les mer. OK

Hva må varslingsrutiner inneholde?

Publisert 13. mai 2019

Virksomheter med flere enn 5 ansatte er lovpålagt å utarbeide interne varslingsrutiner. Denne plikten speiler retten som ansatte har til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Loven sier lite om hva varslingsrutinene skal inneholde. Vår erfaring er at det er en god investering for en virksomhet å arbeide grundig med utforming av rutiner, og gjøre dem til sine eget. Hvorfor?

Hva sier loven?

Arbeidsmiljøloven pålegger alle virksomheter som har minst fem ansatte å ha varslingsrutiner. Videre gjelder det visse minstekrav til innhold i varslingsrutiner. Kravene er at rutinene skal

  • utarbeides sammen med de ansatte og tillitsvalgte
  • være skriftlige,
  • lett tilgjengelige for alle ansatte
  • minst inneholde en oppfordring til de ansatte om å varsle om kritikkverdige forhold
  • angi en fremgangsmåte for hvordan man kan varsle, og
  • angi hvordan varsling skal mottas, behandles og følges opp av arbeidsgiver.

Rutinene må videre ikke begrense den ansattes lovbestemte rett til å varsle. Med andre ord kan arbeidsgiver ikke gi de ansatte dårligere rettigheter enn det som følger av loven.

Det er viktig å påpeke at det er ledelsen og styrets ansvar å påse at plikten til å utarbeide rutiner blir overholdt.

Kravene som følger av loven  er i og for seg enkel å forstå. Men hva betyr kravene rent praktisk når man skal lage rutinene? Og hvor skal man begynne?

Er «rutiner», «retningslinjer», «prosedyrer» det samme?

Når det snakkes om varsling brukes disse begrepene gjerne om hverandre. Det ligger likevel en nyanseforskjell i dem som kan være nyttig å ta med seg inn i arbeidet med varslingsrutiner.

Rutiner angir som regel en fremgangsmåte for hvordan man skal fremsette et varsel, og til hvem. De angir med andre ord en forsvarlig fremgangsmåte for varsling.

Retningslinjer er et begrep som ofte brukes som «kjøreregler». I varslingssammenheng brukes dette ofte på de etiske kjørereglene man bør holde seg innenfor i en virksomhet. Hva skal gjelde for bonuspoeng og reiser? Hvor går grensen mellom seksuell trakassering og uskyldig flørt? Er det greit å skrike til hverandre når man blir sint? Dersom man handler i strid med slike retningslinjer, kan det være grunnlag for å varsle.

Prosedyrer er som regel å forstå som saksbehandlingsregler. Hvem har ansvaret for å ta imot varsler som kommer inn? Hvem skal involveres i saksbehandlingen? Hvem skal fatte beslutning i saken? Hvilke tiltak kan man beslutte som følge av en slik sak?

Er det tidsbesparende og lurt å «låne» rutiner fra andre virksomheter?

Mange virksomheter vil selvsagt oppfylle den lovpålagte plikten til å ha rutiner, men tenker at det ikke er stor fare for kritikkverdige forhold og varsling hos dem.

Styret i virksomheten kan og bør imidlertid etterlyse og pålegge sine virksomheter å oppfylle lovpålagte krav snarest mulig. I en travel hverdag er det fort å tenke at det er viktig å få dette gjort raskest mulig. Da kan det være fristende å klippe og lime litt fra andre som har gjort jobben før. Mange tenker også at det er dyrt å få bistand til en slik prosess.

Basert på vår erfaring med varsling vil vi sterkt fraråde å velge den tilsynelatende enkleste løsningen. Det som passer i én virksomhet, passer ikke nødvendigvis i andre. Bedriftskulturer kan også variere, og noen trenger å være tydeligere enn andre for å oppnå samme virkning.

Vår erfaring er dessuten at det ofte tar like lang tid (eller lenger) å klippe og lime for å tilpasse andres arbeid ens eget behov, enn det er å kjøre en egen prosess fra start. Å gjøre dette selv, vil videre gi en mer inkluderende prosess i virksomheten som bidrar til viktig kulturbygging internt. I tillegg får de ansatte et eierskap til rutinene de er med på å utarbeide eller gi innspill til.

Arbeidstilsynet støtter dette synet, og er på sine hjemmesider tydelige på at man bør utarbeide sine helt egne rutiner.

Hvor skal man begynne?

Det anbefales å starte med å identifisere hvilke risiko-områder virksomheten har, og så peke på grenser for hva som er rett og galt for deres virksomhet. Er det møteplasser hvor de ansatte er særlig utsatte (f. eks. julebord)? Er det gode økonomihåndteringsrutiner i virksomheten? Eller er det vide fullmakter hos enkeltpersoner? Gjennomføres det økonomiske transaksjoner i virksomheten?

Man må hele veien ta med seg viktige grunnleggende hensyn som skal ivaretas:

Både varsleren og den det varsles mot skal høres når det oppstår en varslersak. Dokumentasjon må fremskaffes. Det skal være en objektiv/uhildet fremgangsmåte for behandlingen. Inhabilitet og personvernhensyn må ivaretas. Og hva gjøres med dokumentasjon når saken er ferdig behandlet?

Så må man drøfte hva som er hensiktsmessig behandling av varsler som kommer inn. Hvem skal motta varselet? Hvem skal behandle, gjøre forundersøkelser, intervjue de involverte? Skal det være et varslingsutvalg som behandler varselet? Og i så fall: Internt eller eksternt sammensatt? Hvilke tiltak skal kunne settes i verk? Og hvem skal beslutte hvilket tiltak som skal benyttes i den enkelte sak? Hva gjør man med dokumentasjonen når saken er avsluttet? Må dette slettes?

Husk at rutiner for varsling på ansatte er noe annet enn rutiner for varsling på tillitsvalgte!

I frivillige organisasjoner er det ofte tett samhandling mellom de ansatte i sekretariatet og tillitsvalgte lokalt og sentralt. Det arrangeres jevnlig organisasjonskurs, likepersonkurs og samlinger hvor begge miljøer er tilstede. Et tillitsvalgt styre har også tett kontakt med sekretariatet som skal gjennomføre organisasjonens formål i det daglige.

I organisasjoner er det derfor en stor risiko for at det varsles fra en ansatt på en tillitsvalgt – eller omvendt. Da vil man ikke kunne bruke retningslinjer for hvordan ansatte skal forholde seg til hverandre eller rutiner for behandling av varsling på ansatte da de tillitsvalgte ikke er dekket av arbeidsmiljølovens varslingsregler. Organisasjoner må derfor påse at de har ulike sett med rutiner og prosedyrer – alt ettersom varselet gjelder en ansatt eller en tillitsvalgt.

Advokat Agnete B. Sommerset har bred erfaring med problemstillinger innenfor varsling. Hun bistår bedrifter og organisasjoner med å utarbeide rutiner og prosedyrer for varsling. Hun håndterer også varslingssaker. For nærmere spørsmål, send mail eller ring 992 47 988.

Artikkelen er ajour i henhold til gjeldende lovgivning per 10.5.2019