Denne nettsiden bruker cookies. Ved å fortsette godkjenner du bruken av cookies. Les mer. OK

Kan arbeidsgiver snoke i e-posten din? 

Publisert 13. mars 2019

Det kan være mange årsaker til at arbeidsgiver ønsker å gjennomføre innsyn i e-postkontoen til arbeidstakere. Det kan være mistanke om alvorlige forhold som økonomisk kriminalitet eller annen illojal opptreden, men det kan også være bagatellmessige forhold som ikke bør gi arbeidsgiver rett til å snoke. Hvilke regler gjelder?

Hva kan arbeidsgiver ha rett til innsyn i?

Arbeidsgiver kan for det første ha rett til innsyn i arbeidstakers e-postkonto. Innsynsretten vil også kunne omfatte arbeidstakers personlige områder i virksomhetens datanettverk eller «annet elektronisk utstyr» som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet.

Dette vil for eksempel kunne være chattetjenester, eller PC, mobiltelefon eller nettbrett som arbeidstaker har fått av arbeidsgiver til bruk i arbeidet. Dersom utstyret er eid av arbeidstaker selv, vil imidlertid ikke arbeidsgiver ha rett til innsyn selv om arbeidstaker av og til har brukt utstyret i jobbsammenheng.
Innsynsretten til arbeidsgiver omfatter også sikkerhetskopier.

Når kan arbeidsgiver ha rett til innsyn?

Arbeidsgiver kan har rett til innsyn i arbeidstakeres e-postkontoer og annet elektronisk lagret materiale i følgende tilfeller:

1. Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten

Det kan for eksempel være nødvendig å gjennomføre innsyn om en arbeidstaker er syk og det ligger viktig korrespondanse i arbeidstakers e-postkonto eller private filområder virksomheten ellers ikke kan få tak i. Videre kan det også være nødvendig å gjennomføre innsyn for at arbeidsgiver skal kunne beskytte seg mot skade eller ansvar i forbindelse med arbeidstakers handlinger.

2. Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkontoen eller annet elektronisk utsyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Arbeidsgivers mistanke må være velbegrunnet. Det er ikke nok at man har en vag antagelse om at arbeidstaker misbruker e-postkontoen, men det må foreligge konkrete opplysninger som gir grunn til å tro at dette er tilfelle.

Dersom arbeidsgiver har en begrunnet mistanke om at arbeidstaker bruker e-postkontoen til å videresende ulovlig materiale som barnepornografi, vil vilkåret om innsyn klart være oppfylt.

Ikke nok med samtykke

Det vil ikke være nok å få ett samtykke fra arbeidstaker til innsyn, eller inngå en annen form for avtale med arbeidstaker. Dersom arbeidstaker frivillig gir arbeidsgiver tilgang til e-postkontoen uten at arbeidsgiver i forkant har bedt om dette, er situasjonen en annen og arbeidsgiver kan ha rett til innsyn. Dette kan for eksempelvis tenke å skje dersom arbeidstaker skal dra på ferie og selv ønsker at arbeidsgiver har oversikt over e-poster som kommer inn i arbeidstakers fravær.

Hvordan må arbeidsgiver gå frem?

Det gjelder strenge krav til prosedyrer ved innsyn, og det er viktig at arbeidsgiver oppfyller disse for å unngå å bryte arbeidsmiljø- og personvernlovgivningen.

Varsling

Så langt det er mulig må arbeidstaker varsles i forkant og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn. I varselet må arbeidsgiver begrunne hvorfor de anser at vilkårene for innsyn anses å være oppfylt. Videre må arbeidstaker bli informert om sine rettigheter.

Det kan være tilfeller hvor det haster med å gjennomføre innsyn, og hvor det kan tenkes at slikt varsel ikke må gis. Det er imidlertid en høy terskel, og dette må anses som en snever unntaksregel som ikke bør misbrukes.

Gjennomføring av innsyn

Arbeidstaker skal så langt det er mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet. Under gjennomføringen, har arbeidstaker videre rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller en annen representant. Dersom innsynet blir gjennomført i forbindelse med en oppsigelsessak, er vår anbefaling at man vurderer å ha med seg en rådgiver – eksempelvis advokat – som kan bistå deg og påse at dine interesser blir ivaretatt.

Dersom innsyn foretas uten forutgående varsel eller uten at arbeidstaker er til stede, skal det sendes en skriftlig redegjørelse til arbeidstaker så snart innsynet er gjennomført. I tillegg til at redegjørelsen må inneholde alle opplysninger som skal fremkomme av innsynsvarselet, må det i tillegg inneholde følgende opplysninger:

  • Hvilken metode for innsyn som ble benyttet
  • Hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet
  • Resultatet av innsynet

Innsynet må gjennomføres på en slik måte at opplysningene så langt som mulig ikke endres og at eventuelle frembrakte opplysninger kan etterprøves. Dersom det blir åpnet e-poster eller dokumenter som det viser seg ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet, skal disse straks lukkes. Eventuelle kopier skal videre slettes.

Utarbeid gode rutiner før det blir behov for innsyn

Vår anbefaling er at det utarbeides rutiner for gjennomføring av innsyn før virksomheten får behov for å gjennomføre innsyn. Dette vil sikre at både arbeidstakers og arbeidsgivers interesser blir bedre ivaretatt dersom det skulle oppstå en situasjon hvor det blir nødvendig å foreta innsyn. Dersom arbeidstakere også har kunnskap om slike innsynsrutiner, vil dette også kunne ha en preventiv effekt.

For å unngå sammenblandinger og uheldige situasjoner, er vår anbefaling også at man oppfordrer arbeidstakere om kun å benytte e-postkontoen til jobbrelaterte formål.

I tillegg er det svært viktig å ha gode rutiner for sletting av e-poster/filer og e-postkontoer for å unngå at virksomheten har opplysninger som skulle vært slettet i henhold til personvernlovgivningen.

Advokatfirmaet Lippestad bistår organisasjoner og virksomheter med å overholde kravene i personvernlovgivningen. Videre bistår vi også arbeidstakere ved blant annet konflikter med arbeidsgiver. Det er bare å ta kontakt med oss for å finne ut hvordan vi kan bistå!